Sabe aquela ideia de que pequenos negócios não precisam ter lá aquela organização?

Isso não é verdade…

A qualidade da empresa é medida inicialmente pela forma em que conduz seus processos internos e daí reflete no produto que vende e  no mercado.

Excelência não se trata somente de ter um atendimento, um produto e uma estrutura de vendas  exemplar. Logicamente que é extremamente importante, mas nos bastidores isso deve ser refletido.

Porque abordar este assunto?

Simples, a gestão administrativa de uma empresa pode impactar positiva ou negativamente em todos os setores de uma empresa.

Então, vamos exemplificar questões que se conduzidas com zelo e maestria poderá trazer tranqüilidade e longevidade ao seu negócio.

Estrutura Física

Normalmente o empresário busca apresentar um ambiente agradável e seguro na ponta, onde recebe seus clientes de maneira a demonstrar que sua empresa zela pela segurança e conforto dos seu público.

Evidente que isso é um fator de suma importância, afinal o cliente deseja ser recebido em um local que se sinta bem e acolhido e que também tenha produtos de qualidade e que estejam claramente expostos para sua apreciação.

Porém, lá nos bastidores, onde se encontra a equipe administrativa ou operacional, não oferece a mesma qualidade e isso pode gerar grandes problemas, desde a insatisfação do colaborador, como também a intervenção da fiscalização do Ministério do Trabalho que busca verificar se a empresa vem cumprindo com as normas de segurança do trabalho.

Além disso, um ambiente de trabalho de qualidade reflete na qualidade da produção de cada colaborador que se sente valorizado e mais disposto, quando presta seus serviços a uma empresa que se importa em oferecer segurança e bem estar a sua equipe.

Gerenciamento de Processos

Muitas empresas possuem produtos de ponta, sejam eles mercadorias ou de serviços, com profissionais altamente capacitados e uma estrutura física de invejar muitas grandes empresas.

No entanto, a desorganização se faz presente na execução, por não possuir uma linha de produção eficiente e que demonstre claramente qual é sua política de entrega e com isso, o produto final fica prejudicado por pequenos ou grandes deslizes da equipe.

Neste caso é fácil detectar que a responsabilidade nem sempre é do executor, mas da falta de  processos bem definidos que direcione cada pessoa envolvida nos processos e também da inexistência de pessoas capacitadas para gerenciar estes processos de maneira que este seja cumprido.

Então algumas dicas bacanas:

  • Crie Processos
  • Capacite os executores
  • Gerencie cada etapa
  • Por último, faça acontecer.

Pode parecer complexo para um pequeno ou médio empresário, mas não é. Basta desenhar e começar.

E não se esqueça  em  evidentemente iniciar o exemplo por você.

Estrutura documental

Este é um super “Calcanhar de Aquiles”.

Empresas que não se preocupam em manter em ordem suas informações  tem grandes chances de esbarrar em flechas que vão comprometer seriamente o equilíbrio de seus negócios, exemplos:

  • Não possui comprovantes de pagamentos
  • Não possui uma estrutura mínima de TI
  • Vive na era do caderninho de anotação
  • Adora a velha caixa box

Isso é inadmissível  e perigoso na atualidade, porque se sua empresa segue este caminho, encontrará um troiano na espreita e sabe quem será ele:

Fiscalização

Não pense que na era digital em que vivemos sua empresa não precise ter um arquivo organizado de todos os documentos que giram em torno de suas transações, pois, é um engano que pode ser fatal.

E não estou falando daquele arquivinho básico na conhecida Caixa Box…. Por favor, não.

Estou falando de manter seu arquivo todo digitalizado e salvo em um local seguro seguro.

Você sabia que todos os órgãos de fiscalização quando solicita documentos para auditoria exigem que seja de forma digital?

Então o que você precisa começar a fazer é, digitalizar os documentos velhos e armazená-los de forma segura juntamente com aqueles salvos atuais.

Mas de forma ordenada…..

Um lembretinho muito importante, não é porque as notas fiscais são eletrônicas, que sua empresa não precisa armazená-las de forma segura em uma mídia ou nuvem, porque essa é sua responsabilidade e não do fisco.

Cobranças indevidas

Não foi uma única vez que me deparei com problemas de clientes que foram notificados por fornecedores  e/ou órgãos públicos por débitos em aberto e como não tinham comprovantes perderam a causa, uma vez que o ônus da prova neste caso é do devedor.

Diante disso, tenha sempre seus comprovantes bem organizados, para que em determinada demanda tenha argumentos reais para contestação.

Informação

Possuir um arquivo estruturado e utilizar ferramentas que facilitem a  organização das informações das empresa é um ponto crucial nos dias de hoje, mesmo que seja uma planilha do Excel, pois, isso te dará sempre uma visão sintética da direção onde seu negócio esta indo e onde pode melhorar.

Além de ser uma perfeita maneira  de integrar estes dados com sua contabilidade.

Isso mesmo!!!!

Uma contabilidade organizada e moderna, com foco em solução e orientação do cliente, tem ferramentas suficientes para integrar toda e qualquer informação da empresa com seu sistema, não importando qual a origem.

Isso além de facilitar a apresentação das demonstrações da empresa, ainda traz maior qualidade na informação prestada ao nosso maior sócio, o fisco.

Por isso… Comece agora a utilizar aquele programa que sua empresa adquiriu e que ainda não foi utilizado ou nem mesmo implantado.

Então….Estas foram algumas dicas de como você poderá organizar a sua empresa e como a visão deturpada de que isso não faz parte do seu porte de negócio  poderá impedir o seu crescimento e até mesmo levar a mortandade.

E lembre sempre que sua empresa não acontece somente no salão de vendas, mas atrás das cortinas onde o processo inicia e que  a qualidade como conduz este bastidor é importante para a saúde financeira e fiscal do seu negócio.

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